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■NGK パワーケーブル ホンダ アスコットイノーバ CC4/CC5 CC4/CC5 H23A(DOHC) H4.3~H9.9【19H】

組織内に散在する文書データベースの集約・統合の方法

公共ソリューション本部 主席研究員  八木秀明

たいていの組織には、そこで使われる様々な文書ファイルを管理するための文書データベースが存在するだろう。文書データベースの主たる目的は、一言で言えば文書ファイルを適切なキーワードで検索できるようにすることにある。
文書データベースを新たに構築するニーズは CARMATE カーメイト Xride(クロスライド) セーフティガード NS107、文書ファイルを取り扱う業務や組織毎に発生することが多い。したがって、これらの業務や組織の数にほぼ匹敵する様々な文書データベースが散在することになる。しかし、文書データベースの散在は USエア インテーク シュノーケル Navara D40、Pathfinder R51、SND40A、エアインテークシュノーケルFREE POS SND40A for Navara D40, Pathfinder R51, 2005 Air Intake Snorkel FREE POS、組織にとって以下の2点においてデメリットをもたらすと考えられる。

  • 運用コストの観点
    それぞれの文書データベースが全く違った仕組みで構築・運用されているため [ホイール1本(単品)] SSR / EXECUTOR EX05 (FBK) 19インチ×9.0J PCD:100 穴数:5 インセット:26、文書データベース毎に運用コストが積み重なり 15インチ サマータイヤ セット【適応車種:デミオ(DJ系)】WEDS レオニス FY パールブラックミラーカット 5.5Jx15トランパス mpZ 185/65R15、組織全体でみると非効率である。
  • 情報共有の観点
    元々は個別の業務や組織で必要であった文書データベースも、実は他業務や他組織で有効に活用できる場合がある。散在する複数の文書データベースを横断的に検索できないことで、情報共有の機会が失われている可能性がある。

こうしたデメリットを緩和するために、組織内の文書データベースを集約・統合する方法と手順を以下で述べる。

ステップ1 : 既存文書データベースの棚卸しと整理

既存文書データベースを、検索方式やデータ項目 【送料無料 ベンツAクラス(W177)】 YOKOHAMA ヨコハマ アイスガード ファイブIG50プラス 205/60R16 16インチ スタッドレスタイヤ ホイール4本セット 輸入車 BIGWAY EURO BAHN by SPORTTECHNIC ST-X(マットチタン) 6.5J 6.50-16【YOwin19】、アクセス権限などの観点から見直す。検索方式は多くの場合、メタデータ検索(※)か全文検索、あるいはその組み合わせで実現されている。また、データ項目は設計書から洗い出すのが基本であるが、まとまった設計書が無い場合には、操作マニュアルや実際の操作画面を見ながら項目を拾いだしていくのも有力な方法である。
既存文書データベースはOracleやAccessのようなリレーショナルデータベース(RDB)が用いられている場合もあれば、Excelのような表形式で管理しているものもあるだろう。本ステップでは、実装方式の差異を吸収して、共通のフォーマットで情報を整理することがポイントである。

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ステップ2 : メタデータの統合検討

情報共有の観点からデータベースを横断的に検索したい場合には、各文書データベースのメタデータの共通要素を抽出し、統合を検討する。一見同じ項目のようでも、データが半角なのか全角なのかの相違が要因となって横断検索ができないこともある。このような場合は、

、無理にデータを統一するよりも、検索機能を工夫したりユーザの運用でカバーしたりすることで十分な効果が得られることが多い。

ステップ3 : 集約・統合された文書データベースの設計

ステップ2の検討結果を踏まえ、集約・統合された新しい文書データベースを設計する。ステップ2の作業が無い場合には、比較的単純にデータベースを集約する設計になる。

ステップ4 : データ移行プログラムの作成

既存文書データベースからメタデータを抜き出すプログラム、及び集約・統合する新しい文書データベースにメタデータを取り込むプログラムを作成する。インタフェース仕様をXML形式等で標準化すれば カードでポイント最大34倍 3/21(木)20:00~3/26(火)1:59迄 ブリヂストン ECOPIA エコピア NH100 サマータイヤ ● 195/55R15 MONZA JP STYLE CRAVER ホイールセット 4本 15 X 6 +43 5穴 114.3、取り込み側のプログラムを汎用的に作成できるので効率的である。

ステップ5 : データの移行

ステップ4で作成したデータ移行プログラムを用いて、データ及び文書ファイルを新しい文書データベースに移行する。文書量が膨大になることも多いので、まずはサンプルデータを用いて検証した上で、本格移行することが肝要である。


以上が散在する文書データベースを集約・統合する方法と手順となるが、既存文書データベースの開発・保守を外部業者に委託しているのであれば、当該業者から十分な支援を受けられるように留意すると、より確実かつ効率的に集約・統合が進められるだろう。



※メタデータ検索とは作成者 、作成日、

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、標題など様々な項目(メタデータ)にキーワード入力して検索する方式のこと。


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